宴會成功關鍵——精心策劃、認真執(zhí)行

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　　宴會設計是指酒店宴會部受理客人的宴會預訂后，根據(jù)宴會規(guī)格要求，編制出宴會組織實施計劃的書面材料，包括從宴會準備到宴會結束全過程中組織管理的內(nèi)容和程序。
　　宴會的程序分為3個階段，即準備階段、進行階段和結束階段，這3個階段又可細分為受理預訂、計劃組織、執(zhí)行準備、全部檢查、宴前接待、開宴服務、結賬送客、整理結束等幾個環(huán)節(jié)。
　　在客人訂餐時，應向客人了解所有同宴會有關的要求，如舉行宴會的日期、參加宴會的人數(shù)、宴會的形式、每人消費的標準以及所需提供的額外服務和物品、客人口味特殊要求等。如果客人決定預訂，可將這些信息直接記入宴會登記本，這樣可以防止與其他宴會重疊。對未確定的宴會，要與舉辦者保持聯(lián)系，了解有關進展情況。對已預訂宴會的舉辦者同樣需要保持聯(lián)系，以便及時了解人數(shù)、日期的變更信息，如果客人取消預訂，則應和藹地了解取消的原因。
　　對于大型宴會和高檔宴會，必須與客戶簽訂合同，合同中要明確雙方的權利和義務，所有經(jīng)雙方同意的特殊項目亦要記入合同。簽完合同后，通常應收取一定比例的預付金，假如舉辦者臨時取消宴會，則根據(jù)合同規(guī)定將全部預付金或部分預付金還與客人。收取預付金及退回預付金的數(shù)目各餐廳不同，一般由餐廳根據(jù)情況確定。
　　接受宴會預訂后，宴會部應根據(jù)宴會的人數(shù)、要求、標準做好準備工作，并以宴會通知單和工作程序的形式通知有關部門。通知單是安排廚房人員和服務人員工作的依據(jù)，可根據(jù)合同制定，有些規(guī)定很細的合同復印件也可作為通知單使用，但應將價格抹去。對于大型宴會和高規(guī)格宴會，還應畫出宴會的場地安排圖，并在宴會前召集所有的宴會服務人員和廚師長開會，介紹宴會程序，安排任務，使所有工作人員都了解相關情況，包括特殊菜肴的制作過程和上菜技藝。這樣可以防止宴會服務過程中出現(xiàn)手忙腳亂的情況，確保宴會有條不紊地進行。各項準備工作完成后，宴會經(jīng)理應逐項檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在問題。
　　宴會開始后，廚師便可按照通知單開始菜肴的烹制工作，服務員上菜時要按照菜單的順序一道道上。對于大型宴會，上菜的時間要聽從宴會負責人統(tǒng)一安排，以免錯上、漏上或造成各桌進餐速度不一致的現(xiàn)象。上菜的速度與節(jié)奏必須掌握好，太快會顯得倉促忙亂，客人享受不到品嘗的樂趣，太慢則可能使宴會中斷，造成尷尬局面。服務員每上一道菜都應向客人介紹菜名和烹制方法，如客人有興趣則可簡單介紹與地方名菜相關的民間故事。有些特殊的菜肴應介紹食用方法，在介紹前，將菜放在轉臺上展示菜的造型，使客人能領略到菜的色香味形，邊介紹邊轉臺，讓所有客人都看清楚。
　　宴會結束后，宴會負責人應以文字形式征詢客人的意見，這將加深經(jīng)營者與顧客之間的感情，為進一步合作奠定基礎。通過客人的負面反饋可以了解餐廳需要改進的地方，正面反饋則可增強餐廳的信心。 宴會部門每月還應統(tǒng)計一份詳細的業(yè)務表，它有助于分析宴會的收入和成本，并可作為今后的宴會預算依據(jù)。
　　最后要建立客源檔案系統(tǒng)，為今后的業(yè)務提供歷史資料，如某企業(yè)的周年慶典日、某老板生日等，這樣宴會銷售人員便可有目的地進行推銷。
　　宴會往往能給餐廳帶來較高的利潤，如果餐廳的宴會業(yè)務較多，則需設置專門的宴會經(jīng)理負責此項工作。宴會經(jīng)理應具備財務控制、員工組織以及按照費用標準安排最佳菜單和服務標準的能力。精心計劃和預測，對可能發(fā)生的問題做到心中有數(shù)，這是宴會成功的關鍵，宴會經(jīng)理應將所有需檢查的問題以表格形式列出，然后按表逐項檢查，并要將宴會程序中所有的細節(jié)告訴員工，因為大家心中有數(shù)比一人心中有數(shù)更利于辦好宴會。

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本文轉載自互聯(lián)網(wǎng)

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