餐飲物料的采購與驗(yàn)收

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 物料的采買與管理

第一節(jié)  餐飲物料的采購

采購是指餐飲業(yè)者依據(jù)其既定的營運(yùn)方針，對其所要購進(jìn)的食品與飲料進(jìn)行市場的調(diào)查研究、選擇、購買、收貨（驗(yàn)收）、儲藏，最后到發(fā)放使用這一系列的處理方式。所以采購人員不是單純的負(fù)責(zé)購買食品與飲料，他還要負(fù)責(zé)上述其他方面的處理或運(yùn)作。

一、 采購的主要職責(zé)

1、 總體負(fù)責(zé)對貨物的購進(jìn)、驗(yàn)收和儲存等業(yè)務(wù)。

2、負(fù)責(zé)采購所有有關(guān)餐飲貨品的指導(dǎo)工作。

3、確保并掌握貨源的不斷供應(yīng)。

4、開發(fā)并探尋品質(zhì)相同而價(jià)錢便宜的貨源。

5、調(diào)查研究產(chǎn)品、市場、價(jià)格趨勢等事項(xiàng)。

6、配合市場需要而評估新產(chǎn)品。

7、協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門使其所需貨品標(biāo)準(zhǔn)化以求倉庫存貨不致發(fā)生積壓的情況。

8、與生產(chǎn)、管理、會計(jì)、行銷業(yè)務(wù)部門保持密切聯(lián)系。

9、向上級經(jīng)理人員提出報(bào)告或匯報(bào)。

這里需要強(qiáng)調(diào)的是，上級經(jīng)理人員必須將其所屬的采購部門養(yǎng)成一個(gè)創(chuàng)造利潤的導(dǎo)向單位，而不是一個(gè)普通的服務(wù)部門。

二、 采購手續(xù)

采購工作有其一定的手續(xù)或程序，這可分為五個(gè)階段或步驟：

1、 請購表——這是由有關(guān)單位的主管，諸如：主廚、餐廳經(jīng)理或者倉儲主任提出來，通知采購經(jīng)理存貨需要補(bǔ)充的數(shù)量及名稱。

2、供貨廠商的選擇。

3、和供貨廠商簽約——商定貨品價(jià)格及交貨的時(shí)間地點(diǎn)。

4、定貨的驗(yàn)收——交貨時(shí)如在品質(zhì)或數(shù)量上有所不符時(shí)應(yīng)做的處理。

5、進(jìn)貨移交給請購單位或直接送進(jìn)倉庫。

三、 如何選擇供應(yīng)廠商

選擇供應(yīng)廠商要特別謹(jǐn)慎，可根據(jù)如下幾點(diǎn)進(jìn)行考慮：

1、該廠商的營業(yè)情況及其所售貨物的范圍。

2、最近的價(jià)目表。

3、售貨條件的細(xì)節(jié)。

4、和該廠商往來的其他顧客的情形。

5、全部產(chǎn)品的樣品。

最理想的方法是直接參觀，實(shí)地了解廠商的營業(yè)規(guī)模，加工與倉儲設(shè)施的大小，運(yùn)輸工具的數(shù)量及種類。如滿意，即可與其建立采購與供貨關(guān)系。先試訂，并做定期評估。這可從三方面考慮，那就是價(jià)格是否盡可能的低，品質(zhì)是否盡可能的高及交貨是否盡可能的快。

四、 采購作業(yè)注意事項(xiàng)

1、 采購的貨品要適應(yīng)當(dāng)時(shí)的市場需要，所購貨品需能在預(yù)期的時(shí)間內(nèi)銷售出去。這是對采購人員經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的一大考驗(yàn)。

2、 購進(jìn)貨品的價(jià)格需能符合當(dāng)時(shí)的市場價(jià)格，否則將會造成直接經(jīng)濟(jì)損失。

3、 采購人員應(yīng)當(dāng)通過各種渠道了解和熟悉市場產(chǎn)品種類和價(jià)格。

五、 食品的采購

采購食品時(shí)首先注意貨品的實(shí)際成本和廠商的價(jià)目表上的價(jià)格有何關(guān)系：就是說某一貨品大量購進(jìn)后定會在倉庫儲藏一段時(shí)間，因此而產(chǎn)生的儲藏費(fèi)用，安全風(fēng)險(xiǎn)等問題，所以必須以特惠價(jià)格購進(jìn)；最后是生產(chǎn)成本，如果購進(jìn)的某種食品會增加菜肴調(diào)理的生產(chǎn)成本時(shí)則應(yīng)慎重考慮。

食品采購有以下幾種主要方式：

1、合同采購

餐飲業(yè)者與供應(yīng)廠商簽訂食品采購或供貨合同，雙方遵照和約條款的規(guī)定進(jìn)行購貨或供貨交易。這種合同普遍分為定期合同和定量合同。

2、逐日采購

這主要用于采購容易腐敗的食品，而且應(yīng)當(dāng)有兩三家廠商隨時(shí)供貨以便買到最新鮮的食品。每天工作結(jié)束前，廚務(wù)部門派出一位資深廚師清點(diǎn)存貨，列出清單交給主廚，再由主廚以此清單列出一份第二天需要補(bǔ)充采購的食品請購單交給采購經(jīng)理。這類食品采購?fù)ǔＪ抢�用電話要求供貨商供貨并一定是�?dāng)天買當(dāng)天交貨。

3、臨時(shí)采購

這主要用于采購臨時(shí)所需的食品。在廚務(wù)部門的工作過程中臨時(shí)會產(chǎn)生對某種食品的需要，這就要采購人員及時(shí)地購進(jìn)某種食品以配合廚務(wù)部門的正常工作。

六、 食品的采購規(guī)格

所謂采購規(guī)格就是所購貨品的一種簡單說明，主要是品質(zhì)、數(shù)量、重量以及大小尺寸。每一采購規(guī)格均由餐廳的經(jīng)理團(tuán)人員（采購經(jīng)理、主廚、餐飲經(jīng)理等）依照餐飲營業(yè)方針，菜單需求及其定價(jià)尺度，事先協(xié)商擬定。規(guī)格副本應(yīng)由經(jīng)理部門分發(fā)給供應(yīng)廠商，供其保存參考。制定規(guī)格的理由為：

1、 確立貨品材料的采購標(biāo)準(zhǔn)，以便廚房調(diào)理出標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，從而服務(wù)顧客。

2、 規(guī)格具有書面通知的作用，使供應(yīng)商明確了解本餐廳的需要，并可提出合理而具有競爭性的報(bào)價(jià)。

3、 提供驗(yàn)收與倉儲人員明確資訊，使其了解他們所接收與庫存的標(biāo)準(zhǔn)情況。

4、 使餐廳員工確實(shí)了解進(jìn)貨的詳情，既大小、重量、品質(zhì)數(shù)量等情形。

采購規(guī)格的制訂，應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)的表格為準(zhǔn)，其中不可缺少的資料為：

1、 物品名稱：所用的名稱務(wù)求明確而習(xí)慣通用者，尤其要與供應(yīng)商所用的名稱一致。

2、 貨品或品牌名稱：以蘋果為例，本地產(chǎn)或進(jìn)口貨，什么品牌等資料。

3、 重量：公斤，磅或市斤。

4、 單價(jià)：以供應(yīng)商報(bào)價(jià)為準(zhǔn)，例如每公斤、每磅、每箱價(jià)格多少元。

5、 附注：如果是肉類可能需要記明其切割方式、包裝及處理情形，凡是必要加以說明的事項(xiàng)均應(yīng)詳細(xì)載明與附注，不可等閑視之。

采購規(guī)格是采購作業(yè)中必要的書面樣本，也是各個(gè)部門以及經(jīng)理人員必需的書面參考資料。

七、 飲料的采購

飲料的采購與食品的采購大致相同，以物美價(jià)廉為共同的，不變的原則。由于飲料所能賺取的利潤高于食品，所以餐飲業(yè)者在這方面都相當(dāng)注重。采購飲料請務(wù)必牢記：包裝華麗的產(chǎn)品并不一定就是高級品。采購飲料必須注意以下事項(xiàng)：

1、 貨源的供應(yīng)在時(shí)間上有所限制。

2、 特別昂貴的飲料有沒有必要購買。

3、 應(yīng)當(dāng)重視酒類供應(yīng)商的建議。

4、 品質(zhì)的評估很困難，應(yīng)由曾受特別訓(xùn)練的專業(yè)人員負(fù)責(zé)，最好是有參與名酒品嘗活動的經(jīng)驗(yàn)。

5、 酒類的登記不容易劃分，僅能做概略的歸類。

6、 酒類的價(jià)格波動不大。

任何飲料的購買應(yīng)依據(jù)是否符合本店顧客的需要與價(jià)格上是否具有競爭力的原則。采購貨源方法如下：

1、運(yùn)酒商

有些供應(yīng)商從產(chǎn)地直接買酒運(yùn)回來賣，當(dāng)然他們的貨品范圍也僅限于某一特定產(chǎn)品。

2、批發(fā)商

他們供應(yīng)的貨品范圍相當(dāng)廣，所售貨品不僅在價(jià)格上比較便宜，而且還有一些好處。如可以貨款暫欠，可以暫借存放，可以免費(fèi)享用其廣告和廣告宣傳品等。

3、飲料制造廠商

大批量的飲料和酒水可向制造廠商直接定貨，不僅價(jià)格便宜，條件優(yōu)惠，還可有多種付款方式和優(yōu)惠的付款條件。

4、付現(xiàn)金自己運(yùn)貨

這主要是針對那些數(shù)量極少使用極少，只供一時(shí)之須的貨品。

八、 飲料的采購規(guī)格

采購規(guī)格的目的在于以書面裝訂產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)及用途。采購經(jīng)理將訂好的規(guī)格交付供應(yīng)商，使其明了本餐廳的需要與規(guī)定的要求。并以此為依據(jù)來洽談買賣價(jià)格。交貨時(shí)，驗(yàn)收人員以此為根據(jù)進(jìn)行收貨。

飲料的購進(jìn)與售出都是依照產(chǎn)品的品牌標(biāo)簽為準(zhǔn)，每一產(chǎn)品的品質(zhì)及數(shù)量都有始終如一的標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)格中應(yīng)詳細(xì)注明這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格。

第二節(jié)   餐飲物料的驗(yàn)收

驗(yàn)收部門是很重要的單位，須提供有效專業(yè)誠實(shí)負(fù)責(zé)的服務(wù)。

一、食品的驗(yàn)收

1、驗(yàn)收作業(yè)的主要目標(biāo)：確保交貨的數(shù)量符合定貨的數(shù)量。確保交貨的品質(zhì)和采購表上品質(zhì)規(guī)格相一致。確保交貨單上的價(jià)格和采購表上相一致。交貨詳情須記錄在冊，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向有關(guān)部門反映以免造成損失。

2、肉類標(biāo)簽

肉類和魚類是食品中最昂貴的，因此在驗(yàn)收時(shí)可采取加標(biāo)簽的方式。其目的在于：有助于昂貴食品的管理。使驗(yàn)收人員在品質(zhì)，數(shù)量以及記錄細(xì)節(jié)方面不敢掉以輕心。有助于獲取更正確的每天食品成本的數(shù)據(jù)。有助于控制這類昂貴食品的倉儲。

3、昂貴食品加標(biāo)簽的作業(yè)如下：

驗(yàn)收進(jìn)貨時(shí)，依照采購規(guī)格核對，從而決定是否收受。可以收受，每一貨品制作一枚標(biāo)簽，將發(fā)票或交貨通知單上的主要資訊摘錄與標(biāo)簽，并依現(xiàn)場過磅結(jié)果記在上面，每件貨品單獨(dú)分別記載。將標(biāo)簽打孔，用細(xì)繩系在每一件貨品上，然后將標(biāo)簽副本連同發(fā)票或交貨通知單發(fā)送管理部，另一副本發(fā)交廚房存查。貨品發(fā)放至廚房時(shí)，應(yīng)在其使用后將標(biāo)簽收回轉(zhuǎn)送管理部門，但在標(biāo)簽上應(yīng)注明發(fā)放日期。驗(yàn)收部門的標(biāo)簽副本及廚房的副本分別送交管理部門時(shí)，他們便可確切明了采購了什么，廚房使用了什么，庫存的情況如何。

二、飲料的驗(yàn)收

飲料驗(yàn)收方法和食品相似。交貨的飲料數(shù)量要和定貨的數(shù)量相符。盒裝或板條箱裝的飲料應(yīng)打開檢查，看看是否有空瓶，遺失或破瓶的情形。品質(zhì)檢查雖簡單，但仍要仔細(xì)核對每一飲料的品牌，標(biāo)簽和供銷商，看看是否和采購規(guī)格一致。交貨通知上所列的價(jià)格依照協(xié)議的價(jià)格，并且記載于訂貨單上，可依此核對。如果飲料的數(shù)量或品質(zhì)與定單不符，則應(yīng)立即匯報(bào)，盡快解決。收貨記錄表應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收實(shí)況。收到空瓶的交貨應(yīng)做明確記錄，以便退回。飲料的交貨應(yīng)與供銷商議定時(shí)間，地點(diǎn)。

第三節(jié)    餐飲物料的儲存

儲存就是要保存足夠的食物與飲料，以最低限度的減少食物因腐壞或被偷盜而導(dǎo)致的損失。如儲存設(shè)備優(yōu)良，可在某種食物最低價(jià)格時(shí)預(yù)先購存，以減低食物與飲料成本而增加利潤。

一、食品的儲存

1、儲存食品的主要目的在于確保物料供應(yīng)無缺，隨時(shí)有貨可供應(yīng)廚房使用。所有驗(yàn)收食品應(yīng)將其分為易腐爛食品和不易腐爛食品分別儲存。易腐爛食品通常直接送交廚房，自行冷藏或當(dāng)天使用。儲存食品時(shí)應(yīng)注意：

（1）每天發(fā)放的食品應(yīng)當(dāng)置于靠近倉庫的大門外。

（2）所有食品均應(yīng)分類放置，如罐裝食品、干貨等。

（3）為方便盤存，所有食品的放置地點(diǎn)均應(yīng)編號，依序記錄于庫存單上。

2、食品盤存的主要目的如下：

（1）確定庫存食品的價(jià)值。這可顯示出庫存食品是否太多或太少，以及庫存食品的總價(jià)值是否符合餐廳的財(cái)務(wù)政策要求。

（2）可將某一特定時(shí)期的實(shí)際存貨價(jià)值和帳面存貨價(jià)值互做比較。這可以明顯看出任何差異之處，以及倉庫管理員的工作效率。

（3）查處利用率不高的食品，從而提醒采購人員及主廚等人的注意。

（4）可將某種食品的利用率和它的銷售額做比較，從而評估其獲利的情況。

（5）可以防止損失及失竊。

（6）確定各種存貨的利用率。

盤存清單應(yīng)是一種標(biāo)準(zhǔn)格式，其編排應(yīng)和各儲藏室食品位置順序相配，這會使盤存工作快速有效，且不易遺漏什么食品。

二．飲料的儲存

1、儲存：飲料的儲存最好是將其分別存放于下述場所：

（1） 主要儲藏區(qū)存放烈酒及紅酒，要保持干燥，并將溫度保持在13--16℃之間。

（2） 冷藏區(qū)（定溫10℃）存放白葡萄酒及發(fā)泡酒類。

（3） 更冷的冷藏區(qū)（6--8℃）用于存放銷售流量太慢的酒類。

（4） 13℃的儲存區(qū)用于存放瓶裝啤酒及不含酒精的飲料。

（5） 完全隔離區(qū)用于存放空瓶等。這個(gè)地區(qū)也要嚴(yán)密的管理，不僅由于這類空瓶有回收的價(jià)值，并且防止酒保人員自由接近而�；�樣。

2、酒類記錄：酒類存貨價(jià)值較高，儲存必須仔細(xì)。其記錄應(yīng)包括酒類食品的進(jìn)出貨清單、存貨清單、損耗破裂記錄、空瓶空桶記錄和內(nèi)部招待所用記錄。

3、飲料的盤存：其目的是為了在一定時(shí)期內(nèi)檢查各種飲料的流動率，以便及早發(fā)現(xiàn)何種飲料的流動率太低而采取必要措施。也可借此考核倉庫管理人員的工作效率。

第四節(jié)    餐飲物料的發(fā)放

一、發(fā)放作業(yè)的意義

其目的就是將倉庫中所有存貨在餐廳和廚房需要時(shí)及時(shí)發(fā)放，同時(shí)也可通過發(fā)放作業(yè)嚴(yán)格控制存貨因人為因素而造成的偷盜、冒領(lǐng)或超領(lǐng)等，借此有效地控制餐飲的生產(chǎn)成本，達(dá)到贏利的目的。

二、發(fā)放的重要性

良好的庫存和發(fā)放管理，可以妥善保存庫存貨品，防止庫存貨品的浪費(fèi)與流失，可防止貨品的腐敗與損壞，控制庫存量，減少生產(chǎn)成本，并可在發(fā)放的過程中了解餐廳使用物料的情況與生產(chǎn)的效率。

三、庫存物料發(fā)放作業(yè)流程

1、填寫領(lǐng)料單。

2、單位主管簽章。

3、倉庫主管簽章。

4、發(fā)放物料。

5、填寫倉庫登記卡。

四．物料的發(fā)放

1、食品的發(fā)放：食品的發(fā)放每天可規(guī)定幾次，發(fā)貨單必須由有關(guān)負(fù)責(zé)人如主廚，餐廳經(jīng)理簽字方可有效。

2、飲料的發(fā)放：飲料的發(fā)放也可規(guī)定時(shí)間，發(fā)放單應(yīng)有有關(guān)經(jīng)手人簽字如領(lǐng)班、經(jīng)理等。

第五節(jié)    采購人員與其他部門的關(guān)系

一．采購員與餐廳的關(guān)系

采購人員必須根據(jù)餐廳所需的物料規(guī)格、用途、品質(zhì)、數(shù)量及繳獲的時(shí)間來向供應(yīng)商洽談采購的事宜，并隨時(shí)聽取餐廳各方的意見，隨時(shí)改正，做到讓餐廳滿意為止。

二、采購員與廚房的關(guān)系

采購人員必須盡量配合主廚每日開出的請購單，并常與廚師聯(lián)系，以確保所購物品能滿足廚師的生產(chǎn)供顧客享用。所需采購的原料數(shù)量，采購員可根據(jù)主廚的需要和庫存量的多少來決定，這樣才不致采購過多造成浪費(fèi)或采購不足影響生產(chǎn)。采購部有權(quán)選擇供應(yīng)商，但也應(yīng)聽取主廚的建議，彼此相互尊重，共同完成采購工作。

三、采購員與財(cái)務(wù)部的關(guān)系

采購員應(yīng)經(jīng)常與財(cái)務(wù)部保持聯(lián)系，以確保采購預(yù)算的編列。對于供應(yīng)商貨款的支付與進(jìn)貨帳目的登記以及物料的稽核管理等事項(xiàng)必須與財(cái)務(wù)部研究

四、采購員與吧臺的關(guān)系

采購員應(yīng)常與吧臺聯(lián)系以了解酒吧的營業(yè)狀況，了解各種酒水飲料的銷售情況，以便作出相應(yīng)的采購計(jì)劃來配合酒吧的工作。

五、采購員與倉庫的管理

采購員應(yīng)與倉庫管理員保持聯(lián)系，同過了解倉庫的庫存量進(jìn)行采購，同時(shí)也要將貨品的采購詳情和進(jìn)貨的時(shí)間，數(shù)量告訴倉庫管理員，這樣彼此配合來完成倉儲

所以說采購員與餐廳其他部門的關(guān)系是非常密切的。采購員要想做好餐飲采購工作，除了自身要有很強(qiáng)的工作能力，多方面的知識，靈活的頭腦外，還應(yīng)有團(tuán)結(jié)合作的精神，溝通協(xié)調(diào)的能力和不怕麻煩的精神，這樣才能發(fā)揮采購部的作用，促使各部門的工作圓滿。

附表一：

物資采購日報(bào)表

單位：                                                 年      月       日

采購： 驗(yàn)收：  入庫：

品 名 數(shù) 量 規(guī)格質(zhì)量 到貨時(shí)間 數(shù) 量 單價(jià) 金 額 到貨時(shí)間 質(zhì) 量

附表二：

物資驗(yàn)收日報(bào)表

日 期 品 名 計(jì)劃數(shù)量 實(shí)收數(shù)量 質(zhì)量與等級 （退換貨）說明

附表三：

合格供方評審表

供方名稱  企業(yè)性質(zhì)

聯(lián) 系 人  電  話  傳  真

聯(lián)系地址  郵  編

采購物資方名稱、型號：

評審情況（調(diào)查情況、試用情況，以往供貨業(yè)績情況）部門：          年        月     日

評審結(jié)論（是否被評為合格供方）

主管：          年       月     日

審批：經(jīng)理：         年      月      日

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