酒店五常管理方案

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　　第一條 總則

　　為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個新層次，特制定如下制度。

　　第二條 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。

　　第三條 整理

　　1. 每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。

　　2. 每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。

　　3. 對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”；

　　分類如下：

　　1) 設(shè)備：電腦、打印機、文具、書籍等；

　　2) 空間：柜架、桌椅、儲物箱等。

　　3) 物品：個人用品、裝飾品

　　4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要” ；

　　5. “不要”物品經(jīng)各部門主管判定后，集中報廢或拍賣；

　　必要品的使用頻率和常用程度基準表

　　常用程度 使用頻率 處理方法

　　低 過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用 丟棄中

　　在過去的6個月中只使用過一次的物品

　　一個月使用一次的物品 集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）

　　高 一周使用一次的物品

　　每天都使用的物品

　　每小時都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶

　　第四條 整頓

　　卡座區(qū)整頓：

　　1. 辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。

　　2. 抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：

　　個人的東西

　　個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）

　　文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

　　空白稿紙、不常使用的文具等

　　3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內(nèi)；

　　4. 電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下；

　　5. 卡座屏風：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；

　　6. 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；

　　7. 桌洞下不得堆積雜物。

　　8. 外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。

　　辦公室整頓：

　　1. 辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；

　　2. 抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范；

　　3. 電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機置桌面下；

　　4. 垃圾簍：置于桌后；

　　5. 飲水機：放指定地點，不得隨意移動；

　　6. 報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)；

　　7. 外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范

　　文件、資料管理整頓：

　　1. 檔案管理依據(jù)《集團檔案管理制度》執(zhí)行

　　2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據(jù)應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要荊╈處置；

　　3. 硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存；

　　4. 儲存公用信息的軟盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

　　信件、電子郵件（OA）整頓：

　　1. 做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里；

　　2. 辦公自動化里面重要郵件應該及時備份；電腦硬盤中應專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在里面；

　　3. 為了減輕服務器負擔，提高響應速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量，經(jīng)理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。

　　第五條 清掃

　　公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設(shè)備：電腦、傳真機、復印機、打印機等等

　　清掃基準

　　對象 清掃標準要求 周期 清掃時間

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本文轉(zhuǎn)載自互聯(lián)網(wǎng)

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